Directiesecretaresse Participe Delft

Wij zijn op zoek naar een stevige en proactieve:

Directiesecretaresse Participe Delft

(28 – 32 uur per week)

 

Doel van de functie

Het verrichten van secretariële/ondersteunende activiteiten voor zowel de directeur, als twee andere medewerkers van Participe Delft (in deze vacature worden deze drie medewerkers verder aangeduid als de ‘primaire doelgroep’).

Werkzaamheden

Correspondentie, verslagen, samenvattingen en notities opstellen en verwerken

  • Stelt zelfstandig correspondentie op en verwerkt correspondentie en andere bescheiden van inhoudelijke aard aan de hand van aanwijzingen;

  • Notuleert bijeenkomsten, maakt verslagen en/of samenvattingen en neemt die acties die nodig zijn om de voortgang van de gemaakte afspraken te bewerkstelligen;

  • Bereidt (beleid)notities voor door het ordenen, selecteren en bewerken en verwerken van relevant materiaal;

  • Beoordeelt inkomende post/stukken op het belang van overleg of besluitvorming en handelt waar mogelijk deze post/stukken af.

Werkprocessen faciliteren

  • Organiseert en voert het secretariaat van directievergaderingen alsmede secretariaten van commissies, overleg- en werkgroepen;

  • Beheert en bewaakt de agenda van de primaire doelgroep;

  • Biedt administratieve en procedurele ondersteuning bij de uitvoering van besluiten. Bereidt besluiten voor, eventueel in samenwerking met anderen en verzorgt informatie hieromtrent;

  • Ontvangt bezoekers;

  • Fungeert als eerste aanspreekpunt van de primaire doelgroep ten behoeve van in- en externe relaties;

  • Neemt deel aan werkoverleg.

Overige werkzaamheden

  • Regelt zaken op facilitair gebied;

  • Ondersteunt de primaire doelgroep door pro actief te signaleren waar de behoefte aan ondersteuning ligt en inhoudelijk bepaalde werkzaamheden over te nemen en uit te voeren;

  • Ondersteunt de primaire doelgroep en de rest van de organisatie met het organiseren van evenementen, besprekingen, trainingen etc.

Wij vragen

Kennis en ervaring

  • Hbo werk- en denkniveau;

  • Minimaal drie jaar werkervaring in een soortgelijke functie;

  • Kennis van, en ervaring met, de toepassing van relevante computerprogramma’s en social media.

Specifieke functiekenmerken

  • Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid voor het communiceren op alle niveaus binnen onze ‘matrix-organisatie’ en het geven van werkopdrachten;

  • Stressbestendigheid in verband met de werkzaamheden die onder tijdsdruk staan en waarbij verstoring een rol kan spelen. Hierbij de verwachtingen kunnen managen, de juiste prioriteiten stellen en kunnen schakelen tussen de diverse werkzaamheden en belangen;

  • Organisatorische vaardigheden en analytisch vermogen;

  • Integriteit bij het verwerken van vertrouwelijke gegevens, zoals financiële en persoonsgegevens;

  • Dienstverlenende en klantgerichte instelling;

  • Proactieve houding;

  • Organisatiesensitief, zeker gezien de verschillende samenwerkingsverbanden waarbinnen Participe actief is;

  • Ordelijkheid en nauwkeurigheid voor het op de juiste wijze verwerken van een diversiteit aan gegevens;

  • Bereidheid om te reizen naar andere locaties, zoals de werkmaatschappijen in Alphen aan den Rijn en Amstelveen, indien dit voor de ondersteuning van de primaire doelgroep gewenst is, bijvoorbeeld voor een overleg.

 

Over Participe

Participe bestaat uit de werkmaatschappijen Participe holding, Participe Alphen aan den Rijn, Participe Delft, Participe Projecten en Participe Amstelland.

Participe Delft is onderdeel van het samenwerkingsverband ‘Delft voor Elkaar’. Delft voor Elkaar is een krachtig samenwerkingsverband van zorg-, sport- en welzijnspartijen in de gemeente Delft. Delft voor Elkaar ondersteunt mantelzorgers, vrijwilligers, mensen met een beperking, mensen met een chronische ziekte of een psychische aandoening en mensen die in een sociaal isolement leven. Ook helpt Delft voor Elkaar bij het organiseren van sportactiviteiten voor alle leeftijden.

Het bedrijfsbureau is onderdeel van Participe Holding. Hierin zijn de ondersteunende diensten gevestigd, waaronder het secretariaat. De medewerkers van het secretariaat zijn in dienst van Participe Holding, maar werken allen op de locatie van de werkmaatschappij waar zij ondersteuning bieden, in het geval van deze vacature is dat Participe Delft. 

Wij bieden

  • Een uitdagende baan in een dynamische, maatschappelijke en informele werkomgeving waar volop aandacht is voor ontwikkeling;

  • In eerste instantie een tijdelijke arbeidsovereenkomst met de intentie om uiteindelijk een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd aan te gaan. Verlenging van de functie is afhankelijk van oa functioneren en overige interne omstandigheden;

  • De werkuren kunnen in overleg worden verdeeld over de maandag, dinsdag, woensdag en donderdag;

  • Salaris conform schaal 7, CAO Sociaal Werk: minimaal € 2.300 en maximaal € 3.213 bruto per maand o.b.v. een fulltime dienstverband (36 uur pw);

  • Aansluiting bij Pensioenfonds Zorg en Welzijn;

  • Uitstekende overige secundaire arbeidsvoorwaarden conform de CAO Sociaal Werk, zoals een loopbaanbudget en Individueel Keuzebudget.

Informatie en solliciteren

Heb je interesse in deze functie, schrijf dan een sollicitatiebrief met bijbehorend CV. Deze kan gestuurd worden aan werving@participe.nu t.a.v. Wilma Riemersma (P&O medewerker) o.v.v. vacaturenummer 2018011. Meer informatie is te krijgen bij Chantal Sauter (personeelsadviseur): c.sauter@participe.nu of 06-14609060, of bij Melissa Jansen (directeur Participe Delft): m.jansen@participedelft.nu.

Deze vacature wordt gelijktijdig in- en extern uitgezet. Interne kandidaten hebben voorrang op externe kandidaten.

Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Bij indiensttreding zal gevraagd worden om een VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag) te overleggen.